System Rezerwacji Pojazdów posiada szereg funkcji niezbędnych do obsługi wypożyczenia samochodu. Podstawowe walory użytkowe oraz możliwości systemu zostały zestawione poniżej:

•  Automatyzuje i pozwala na pełną dokumentację wypożyczania samochodu.
  
• Automatyzuje generowanie raportów dotyczących obsługi floty samochodów.
  
• Automatyzuje gromadzenie statystyk wykorzystania pojazdów.
  
• Automatyzuje gromadzenie statystyk klientów. 
  
• Ułatwia przeglądanie i weryfikowanie dostępności aut.
  
• Pozwala na szybkie wyszukiwanie informacji o samochodach.
  

System realizuje funkcje:

• Dodawanie aut do bazy danych.
  
• Modyfikacja informacji o samochodach w firmie.
  
• Informacje o dacie wygaśnięcia przeglądu, ubezpieczenia samochodu.
  
• Wyszukiwanie i wyświetlanie dostępnych samochodów.
  
• Dodawanie i wyświetlanie informacji o klientach.
  
• Wyświetlanie informacji o pracownikach.
  
• Dodawanie punktów wypożyczeń i odbioru aut.
  
• Przeglądanie raportów i statystyk.
  
• Wymiana danych pomiędzy aplikacjami zewnętrznymi do obsługi wypożyczalni samochodów między innymi pomiędzy systemem 4n partnera a system centralnym.
  

Całość systemu stanowią dwa moduły rezerwacji pozjazdów oraz zarządzania flotą. 

Moduł rezerwacji pojazdów

Pozwala partnerom oraz klientom zarejestrować się w systemie oraz dokonać rezerwacji pojazdów poprzez interfejs WWW (system CMS). Klienci mogą przeglądać (także bez konieczności rejestrowania i logowania się w systemie) i dokonywać rezerwacji pojazdów partnerów(po zalogowaniu się w systemie).

Moduł zarządzania flotą

Podzielono na kilka paneli ułatwiających poruszanie się po aplikacji. System składa się z następujących paneli:

• wyszukiwania,
  
• rezerwacje,
  
• klienci
  
• samochody
  
• wypożyczenia i odbioru
  
• rozliczenia
  
• dodatki
  
• użytkownicy
  
• importu/exportu
  

Panel wyszukiwania

Narzędzie służące do odnajdywania samochodów zapisanych w bazie. Wyszukiwanie pojazdów może odbywać się poprzez podanie jednego lub kilku parametrów:

• Marka (marka pojazdu),
  
• Model (model pojazdu),
  
• Liczba miejsc (liczba miejsc w pojeździe),
  
• Lokalizacja (oddział firmy, w którym znajduje się samochód),
  
• Rodzaj pojazdu ( np. sedan, hatch-back, kombi, kabriolet, minivan),
  
• Wyposażenie ( np. klimatyzacja, poduszki powietrzne, nawigacja, elektryczne szyby),
  
• Rok (rok produkcji pojazdu),
  
• Pojemność (pojemność silnika pojazdu),
  
• Typ paliwa (rodzaj paliwa pojazdu)
  
• Skrzynia biegów (np. automatyczna, manualna)
  

Podanie kilku parametrów pozwala zawęzić wyszukiwanie pojazdu, wyszukiwanie odbywa się poprzez naciśnięcie przycisku „Szukaj”. Na dole okna jest wyświetlana liczba wyszukanych pojazdów, po prawej stronie wyświetla się lista znalezionych pojazdów. Kliknięcie na wyszukanym pojeździe powoduje przejście do procesu rezerwacji. Na dole okna wyszukiwania znajduje się pole do zaznaczenia (check box) „znajdź tylko dostępne” po jego zaznaczeniu system wyszuka tylko dostępne pojazdy (pojazdy dostępne to np. te, które nie są w naprawie lub nie są wypożyczone)

Panel rezerwacje
Pozwala na stworzenie rezerwacji poprzez podanie następujących danych:

• Podanie, wybór samochodu, 
  
• Wybór klienta (dynamiczne wyszukiwanie klienta), 
  
• Podanie ilość dni, 
  
• Określenie godziny i dnia, od którego rezerwacja się rozpocznie, 
  
• Podanie punktu odbioru (oddziału firmy, partnera lub miejsca odbioru pojazdu),
  
• Typ zamówienia (rezerwacja, wynajem, jazda próbna, naprawa itd.), 
  

Rezerwacji dokonuje pracownik podając wyżej wymienione parametry rezerwacji. Rezerwacje danego pojazdu widoczne są w postaci kalendarza, widok kalendarza umożliwia wizualizacje stanu danej lokalizacji, ukazuje dostępność samochodu, na jakich zasadach został wypożyczony, samochody, którym kończą się przeglądy, czy jest wypożyczony przez partnera z innej lokalizacji. Widok ten można przeglądać wybierając odpowiedni miesiąc oraz lokalizację. W systemie zdarzenia są oznaczane odpowiednim kolorem. Kolor żółty pola z nazwą samochodu informuje, że danemu pojazdowi kończy się przegląd lub ubezpieczenie, kolor czerwony oznacza, że ubezpieczenie lub przegląd wygasł. Podczas dokonywania rezerwacji w pole „klient” należy wybrać klienta dodanego wcześniej do bazy, pole to umożliwia wyszukiwanie klientów. Jeżeli użytkownik wpisze nowego klienta bez wcześniejszego dodania go do bazy, zakończenie procesu rezerwacji nie będzie możliwe system zaznaczy pole „klient” i poinformuje, że zostało ono źle wypełnione.

Panel klienci
Zawiera widok bazy klientów, którzy korzystali lub zamierzają korzystać z samochodów znajdujących się w wypożyczalni. Dodawanie nowego klienta odbywa się poprzez kliknięcie przycisku „Dadaj klienta”. W oknie dodawania nowego klienta należy określać typ klienta (osoba fizyczna, firma, pracownik), następnie muszą być uzupełnione jego dane adresowe, nr telefonu i inne dane kontaktowe. Z tego poziomu jest możliwość usuwania klientów oraz edycja ich danych. Operację dodawania nowego klienta do bazy mogą wykonywać użytkownicy z rozszerzonymi prawami dostępu do aplikacji. W panelu klienta jest możliwość ustawienia czy dany klient jest aktywny czy zablokowany, ustawienia takie można wprowadzać także podczas zakładania nowego klienta lub edycji już istniejącego. 

Panel samochody
Umożliwia dodawanie nowych pojazdów do bazy systemu, edycję już dodanych pojazdów oraz ich usuwanie. W celu zapisu danych dotyczących dodawanego pojazdy powinny być uzupełniane następujące dane:

• Marka,
  
• Model,
  
• Rejestracja,
  
• Nr nadwozia,
  
• Liczba miejsc,
  
• Liczba drzwi,
  
• Typ pojazdu,
  
• Ładowność,
  
• Rodzaj pojazdu,
  
• Skrzynia biegów,
  
• Pojemność, 
  
• Typ paliwa, 
  
• Wyposażenie,
  

Szczegółowy opis pojazdu jest wykorzystywany podczas wyszukiwania danego pojazdu przez użytkownika, dlatego wszystkie pola są wymagane, aby można było zastosować parametry wyszukiwania. Zakładka ta udostępnia informacje w zakresie dostępności samochodów oraz ich lokalizacji. Wybór lokalizacji, czyli, (w jakim oddziale firmy lub u którego partnera znajduje się dany pojazd) dokonywana jest podczas dodawania nowego pojazdu do bazy. System umożliwia przenoszenie pojazdów pomiędzy lokalizacjami danej firmy. Ważnym elementem podczas wprowadzania nowego auta do systemu jest uzupełnienie informacji dotyczących ważności badań technicznych i ubezpieczenia pojazdu, co dodatkowo ułatwia utrzymanie kontroli nad wymaganymi uprawnieniami potrzebnymi podczas kontroli drogowej, a które powinien mieć każdy samochód. System przypomina o wygaśnięciu ważności badań technicznych i ważności ubezpieczenia poprzez oznaczenia kolorami pól z nazwami aut. 

Panel wypożyczenia i odbioru

Służy do wprowadzania lub modyfikowania już istniejących lokalizacji (oddziałów firmy, w których znajduje się pojazdy lub punkty, które prowadzą wynajem samochodów). Po dodaniu nowej lokalizacji jest ona widoczna w rozwijalnym polu lokalizacje, które znajdzie się w górnej części okna aplikacji. Zmiana lokalizacji w polu lokalizacje umożliwia szybkie przełączanie się pomiędzy lokalizacjami. Klient nie ma obowiązku oddania pojazdu w to samo miejsce, w którym go wypożyczył. Oddanie auta może nastąpić we wszystkich placówkach firmy, pracownik przyjmujący auto przepisuje jego lokalizacje do tej, w której pojazd został oddany. Zmiana lokalizacji odbywa się w panelu samochody. 

Panel rozliczenia

Służy do wprowadzania cen wynajmu za dni dla poszczególnych pojazdów, dane te są wykorzystywane w rozliczeniu każdego pojazdu. Jest możliwość wprowadzania cen dla każdego pojazdu z osobna. Panel rozliczenia ze względów ergonomicznych jest podzielony na trzy zakładki:

• „Samochody demo i zastępcze”,
  
• „Samochody wynajęte”,
  
• „Potrzeby własne”,

Zakładka „Samochody demo i zastępcze” pozwala nadzorować samochody, które nie podlegają rozliczeniu bądź, są rozliczane na podstawie ilości kilometrów. Są to samochody służące do jazd próbnych lub samochody zastępcze wydawane klientom. Zakładka „Samochody wynajęte” pokazuje samochody aktualnie wynajęte, dla których można wprowadzić rozliczenie oraz sprawdzić zmiany w przebiegu po każdym kolejnym wypożyczeniu. Zakładka „Potrzeby własne” z kolei prezentuje widok samochodów, które zostały pożyczone wewnątrz struktury organizacyjnej. One podlegają indywidualnym rozliczeniom w zależności od ilości dni wypożyczenia i przejechanych kilometrów.

Panel dodatki 

Został podzielony na następujące zakładki:

• Raporty tankowania – zakładka ta umożliwia generowanie raportów odnośnie tankowania każdego samochodu. 
  
• Statystyki klientów – w tej zakładce użytkownik posiada możliwość podglądu statystyk klienta, które gromadzi system m.in.: ilość wypożyczonych aut, typy i modele wypożyczonych aut, ilość przejechanych kilometrów ogólnie i dla każdego pojazdu osobno.
  
• Statystyki pojazdów – użytkownik w tej zakładce ma możliwość podglądu statystyk dla pojazdów: ilość zużytego paliwa, ilość przejechanych kilometrów oraz wydrukowania poszczególnych raportów. 
  
• Komis – to moduł, który pokazuje samochody, które znajdują się w komisie wraz z informacją o ważnym ubezpieczeniu i zbliżającej się dacie przeglądu samochodu. Użytkownik ma możliwość edytowania informacji na temat aut oraz przenoszenia ich pomiędzy innymi komisami znajdującymi się w poszczególnych oddziałach firmy. 

Panel użytkownicy

Służy do podglądu i edycji informacji o użytkownikach pracujących w systemie, administrator posiada możliwość nadawania uprawnień do aplikacji zmieniając użytkownikom status podczas edycji. Administrator może nadać uprawnienia wynikające z następujących ról:

• Użytkownik,
  
• Użytkownik rozszerzony,
  
• Nadzorca,
  
• Administrator,
  

Rola użytkownik powinna zawierać prawa do wprowadzania rezerwacji, przeglądania rezerwacji, edycji oraz usuwania rezerwacji, dodawania i edycji klientów. Rola użytkownik rozszerzony powinna zawierać uprawnienia takie same jak użytkownik oraz dodatkowo mieć dostęp do panelu rozliczeń, panelu dodatków. Rola nadzorca powinna posiadać uprawnienia takie jak role użytkownik i użytkownik rozszerzony oraz dodatkowo mieć dostęp do panelu użytkowników. Rola administrator powinna posiadać uprawnienia do wszystkich paneli oraz możliwość edycji konfiguracji systemu, przegląd statystyk wykorzystania systemu.

Panel importu/eksportu

Umożliwia ręczne wykonanie operacji eksportu danych w postaci plików xml, które mogą być przesłane do partnera i zaimportowane w jego systemie do obsługi wypożyczeń samochodów. W opcji tej będzie możliwość wygenerowania plików dla wszystkich danych, które będą przesyłane za pomocą platformy B2B w sposób automatyczny.